Telefonanlage

Eine Telefonanlage, auch Telefonsystem, Nebenstellenanlage, TK-Anlage oder TK-System genannt, verbindet interne oder auch externe, via IP angebundene, Endgeräte wie IP-Telefone, Smartphones, Anrufbeantworter, Faxgeräte, Modem und Netzwerkkomponenten wie Router, Gateways und Adapter. Als Kernelement der internen und externen Unternehmenskommunikation agiert eine Telefonanlage als Vermittlungsstelle zwischen externen Teilnehmern und internen Nebenstellen.

Viele Unternehmen, die auf der Suche nach einer neuen Telefonanlage sind, stehen vor der Herausforderung, wo und wie diese idealerweise installiert, betrieben und gemanagt werden sollte. Cloud-Lösungen sind auf dem Vormarsch, doch es gibt nach wie vor gute Gründe, dem Hosting an einem fremden Standort oder in der Cloud eine Installation vor Ort (On-Premise) vorzuziehen. Die Wahl hängt dabei von vielen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Mitarbeiter, die ITK-Infrastruktur sowie die Ansprüche des Unternehmens und kann für Organisationen im Entscheidungsprozess viel Zeit und Mühe kosten.

Option 1: On-Premise Installation
Als lokale Kommunikationslösung, In-House- oder On-Premise-Telefonanlage bezeichnet man ein Telefonsystem, welches direkt vor Ort als Hardware oder Software (virtualisiert) installiert wird. Software-basierte Telefonanlagen bringen dabei den Vorteil einer höheren Flexibilität, da sich so zum Beispiel jederzeit neue Teilnehmer und Rufnummern direkt über eine intuitive Benutzeroberfläche hinzufügen, ändern oder entfernen lassen. Große Unternehmen mit einer entsprechend leistungsstarken Infrastruktur und Bandbreite verfügen ohne Weiteres über genügend Ressourcen zum internen Betrieb einer Telefonanlage, welche VoIP-basierte Unified Communications unterstützt. Für kleinere Unternehmen ohne eigenen Server genügt sogar oft bereits ein kostengünstiger MiniPC als Appliance. Die Hauptvorteile einer lokalen Installation:

  • On-Premise-Installationen gewährleisten stets eine volle Kontrolle über das eigene Telefonsystem.
  • Sämtliche Einstellungen und Daten der Telefonanlage bleiben vertraulich und werden nicht an Dritte weitergegeben.
  • Interne Gespräche werden über das lokale Netzwerk geführt und erfordern daher keinerlei zusätzliche Bandbreite.
  • Lokale Telefonanlagen lassen sich mit Softwarelösungen / CRM-Systemen integrieren.

Option 2: gehostete Telefonanlage
Wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihre Telefonanlage wertvolle Ressourcen Ihrer IT-Abteilung in Anspruch nimmt, ist vielleicht eine gehostete Telefonanlage genau das Richtige für Ihr Unternehmen. Eine gehostete Telefonanlage ist eine virtuelle Telefonanlage, die in Form eines ausgelagerten Dienstes zur Verfügung gestellt wird. Anstatt einen firmeneigenen Server zu nutzen wird dieser Dienst von einem Serviceprovider als Dienst bereitgestellt (Managed Service). Da bei der Voice-Over-IP Telefonie sämtliche Übertragung über das Internet Protocol funktioniert, gibt es kaum noch triftige Gründe für wartungsintensive Hardware am eigenen Standort. Hier eine Übersicht der wichtigsten Vorteile einer gehosteten Telefonanlage:

  • Gehostete Telefonanlagen überzeugen mit demselben Funktionsumfang lokaler Lösungen.
  • Wer für seine Telefonanlage einen Hosting-Anbieter nutzt, reduziert Einstiegsinvestitionen und laufende Kosten.
  • Es entfallen Kosten für Betrieb und Wartung durch das eigene Personal einschließlich dem Bedarf derer Schulung.
  • Alle Aufwendungen für Installation, Updates & Wartung der Anlage sind im Service-Paket des externen Dienstleisters enthalten.

Option 3: Cloud-basiertes Hosting
Eine Sonderform unter den gehosteten Telefonanlagen nimmt die Cloud-Telefonanlage ein, welche entweder eigenständig oder durch einen externen Dienstleister als Managed Service auf dem Server eines Cloud-Anbieters extern betrieben, verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Somit spart das Unternehmen wertvollen Ressourcen und Aufwendungen. Ein weiterer großer Vorteil von Cloud-Hosting ist die hiermit verbundene hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der gehosteten Systemen. Die wichtigste Grundvoraussetzung für das reibungslose Funktionieren einer Cloud-Telefonanlage ist ein leistungsstarker Internetanschluss mit genügend Bandbreite für die zuverlässige Nutzung von VoIP-Diensten und angebundenen CRM-Anwendungen.

  • Cloud-Lösungen bringen enormes Einsparpotenzial bei der ITK-Infrastruktur selbst sowie Telekommunikationskosten.
  • Als dedizierte Systeme gewährleisten Cloud-Telefonanlagen die volle Kontrolle über Daten und Sicherheits-Einstellungen.
  • Völlig bedarfsgerecht und unter geringem Aufwand lassen sich Kapazitäten kostengünstig erweitern oder reduzieren.
  • Cloud-Lösungen ermöglichen Hochverfügbarkeit – ein wichtiges Kriterium für 24/7 Erreichbarkeit für Kunden und Partner.

Professionelle Telefonanlagen für den Unternehmenseinsatz erfordern weitaus mehr Überlegungen als die Anschaffung eines neuen Telefonsystems im Privathaushalt. Kapazitäten, Zugangsberechtigungen, integrierte Systeme und angebundene Endgeräte müssen gleichermaßen in den Entscheidungsprozess einfließen wie auch Kosten, Flexibilität und Skalierbarkeit der anvisierten Lösung. Definieren Sie daher genau, welche Anforderungen Ihr neues Telefonsystem erfüllen sollte.

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